政通檔案管理系統是數字檔案館的體現方式之一，突破了以往以檔案館庫房資源為整理及提供利用中心的模式，產品開發追求易用性、穩定性、兼容性、安全性和可擴展性，適用于各種局域網、廣域網和互聯網，支持多分支機構、跨地域的檔案室分布模式與統一標準管理。主要面向綜合檔案館、機關廳局、事業管理單位、大型企業集團、綜合性大學（院校）、醫院、油田等行業單位，為單位內部業務系統，如辦公自動化、各種統一認證系統預留接口，支持多種數據格式的非侵入交互。系統完全遵循國家相關標準，實現檔案標準、政策法規的在線發布，檔案工作的在線預審、多級審批，電子文件和檔案數據的快速發布和檢索利用，以及館室借閱、庫房自動化管理。

　　系統特點嚴格遵循國家檔案及應用軟件的相關標準制定檔案管理門類和分類，包含文件管理、檔案管理、圖書管理、資料管理等各類檔案資料。B/S結構的網絡版檔案管理系統在安裝、使用、維護上簡捷易用，充分體現出JAVA跨平臺、穩定、快速等特點。

　　通用性

　　安全性系統根據不同人員、不同崗位分配不同權限，確保檔案特別是電子檔案的利用安全。主要通過兩個權限體系和防擴散技術與數字水印技術來控制： 1、數據權限：從檔案門類、檔案分類、檔案著錄項、檔案條目、檔案原文等權限設置來限制用戶查看范圍； 2、功能權限：當前用戶能完成的操作，有系統管理員和普通操作員區別，可細分至添加、刪除、插入、修改等最底層的操作。3、日志監督：系統日志記錄著每個用戶每步操作，如用戶進行了錄入操作、還是刪除操作，查看了哪份檔案等。有效記錄檔案系統的運轉情況和檔案利用情況。 4、防擴散技術：數字化后的電子原文在利用時，通過專用控件打開，非授權用戶不能進行保存、復制、打印等操作，在用戶機器緩存中存放的信息也是帶加密的，用戶查看完后自動清除。 5、數字水印技術：用信號處理的方法在數字化的多媒體數據中嵌入隱蔽的標記，實現數字化后的檔案資料不可替換、不可更改、版權歸屬和離線控制等效果。

　　靈活性1. 該系統在遵循國家相關標準，追求通用性的同時，提供管理范圍、管理模式、管理功能三項自定義方式，根據自身業務需求增減檔案類，保證了該系統在不同行業的適用性。

　　2. 根據實際要求定制檔案著錄項目、檔案分類、檔案報表、檢索方式、數據字典、數據類型等。

　　3. 能定制功能模塊，如錄入審核、查詢審核、電子原文防擴散、數據劃控、文件管理、圖書管理、照片展廳、在線播放等。

　　4. 可實現對紙質文件、圖片、光盤、音頻、視頻、生產資料、圖書期刊等內容的管理?？芍С?60多種格式的電子原文管理和利用。

　　完整性1. 業務流程：實現了檔案收集、整理、編目、借閱、鑒定、銷毀等業務計算機管理。

　　2. 館室結合：檔案室和其它科室同步進行檔案的整理著錄和借閱利用工作，實現檔案實時歸檔、實時提供利用，通過錄入審核功能確保數據的正確性。實現了檔案館與檔案室集中控制、分級管理，從網絡上完成館對室的管理和監控，實現在線業務指導。

　　3. 文檔一體化：標準的檔案XML接口，做到了辦公與檔案的無縫連接，從辦公系統上流轉完畢的文件數據可直接歸檔，自動接入檔案系統中，無需再開發接口。

　　實用性1. 多樣查詢方式，確保所有人員都會使用該系統查找到所需檔案： 高級查詢：主要用于檔案員，可分多字段組合條件，如按年度、題名、文號等。 簡單查詢：主要用于各科室操作員，按照關鍵詞對某個門類的目錄數據進行查詢。 全庫查詢：主用于領導層，按照關鍵詞對所有門類的目錄數據進行查詢。 全文檢索：用于所有人員，按照關鍵詞對所有的電子原文內容進行檢索。

　　2. 信息平臺：系統提供一個互動平臺，用戶間可以通過相互收發消息進行工作交流、查閱檔案、意見反饋等，同時還可以查看個人利用檔案的情況，包括借閱檔案、未歸還檔案、在等待借閱的檔案等信息。